Organización y métodos

Organización y métodos

     -El Departamento de Organización y Métodos tiene como objetivo Contribuir al mejoramiento administrativo de las unidades orgánicas que conforman la Universidad, proponiendo y concretando medidas de apoyo técnico orientadas a optimizar la estructura, objetivos, funciones, normativa, procedimientos y sistemas que garanticen mayor productividad.

     La creación de las unidades de organización y métodos se vincula por una parte , a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer mas eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821.Fecha de la aparición del estado mexicano y de la era moderna , y por otra parte , al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965 . La evolución que ha seguido , se puede dividir en dos faces importantes : esta primera faces abarca el periodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de organización y métodos en toda la administración .

Este periodo se caracteriza por la confucion y el parcialismo , porque se ligo la función de mejoramiento administrativo , ya que estos se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase, es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentales en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como de funcionamiento .

     Uno de los principales exponentes de la organización y método es Frederick Winslow Taylor, Él analizó científicamente el trabajo que realizaban y mediante su observación comenzó a poner a la persona correcta en el puesto correcto, con las herramientas y el equipo correcto y logró que el trabajador siguiera exactamente sus instrucciones y motivándolo con un incentivo económico. Hizo pruebas en diversas puestos y observó una mejoría.

Taylor argumentó que sus cuatro principios de administración científica traerían la prosperidad tanto a los trabajadores como a los gerentes. Los cuatro principios de administración científica son:

1. Planeación: Reemplazar el antiguo método empírico por un método científico para realizar el trabajo.
2. Preparación: Selección científicamente a los mejores trabajadores y capacitarlos.
3. Control: Asegurarse de que todo el trabajo se realice de acuerdo con los principios de la ciencia que se desarrolló.
4. Ejecución: Asignar funciones y repartir la responsabilidad casi por igual entre la gerencia y los trabajadores. La gerencia asume todo el trabajo para el que está más capacitada que los trabajadores.

    -Henri Fayol tambien forma parte de estos exponentes,  considera que la administración es una actividad común de todos los seres humanos, ya que se lleva a cabo en cualquiera los ámbitos en el que éste se encuentre, en empresas, gobiernos e incluso el hogar. Además considera que la administración es un conjunto universal de funciones donde se incluye la planeación, organización, dirección, coordinación y control por lo que concibe a la organización como un todo.

     Cabe Destacar a George Elton Mayo quien forma parte de los principales exponentes de la organización y métodos ya que, tuvo principal interés en estudiar los efectos psicológicos del trabajador según las condiciones físicas en las que se encuentra su lugar del trabajo. La idea de Mayo era que los factores lógicos eran menos importantes que los factores emocionales en la determinación de la eficiencia productiva. De todos los factores humanos que afectan el comportamiento de los empleados, los más poderosos son los provenientes de la participación del trabajador en los grupos sociales. Por tanto, Mayo concluyó que las condiciones de trabajo, además de incluir los requisitos objetivos de la producción, deberían, al mismo tiempo, satisfacer los requisitos subjetivos de los empleados con respecto a la satisfacción social en su lugar de trabajo.

    - Los procedimientos administrativos son el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin, no se confunda con proceso administrativo el cual es una instancia jurisdiccional bajo el fuero contencioso-administrativo. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo al servicio de los intereses generales y no necesariamente la resolución sobre una pretensión ajena, como ocurre en los procesos.

     - Origen.La Ley de Procedimientos Administrativos de 1889 ya expresaba la necesidad de que la función administrativa se canalizara a través de un procedimiento, de la misma forma que el proceso jurídico del poder judicial y el Procedimiento Legislativo. En cuanto a las diferencias entre proceso judicial y el Procedimiento administrativo, se señalan la menor rigidez y complejidad en el procedimiento administrativo.

     

     -Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

   Eficacia

     El término eficacia deriva de la voz latina “efficacĭa”, la cual quiere decir “cualidad de hacer lo que está destinado ser”, formada a partir de elementos lexicales tales como el prefijo “ex” que significa “hacia afuera”, la raiz “facere” que alude a “hacer” y el sufijo “ia” que se refiere a una “cualidad”. El diccionario de la real academia española define la palabra eficacia como la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”. Por lo tanto se puede decir que la eficacia es aquella capacidad o cualidad para lograr, obrar o conseguir algún resultado en particular, gozando de la virtud de producir el efecto deseado.

Eficiencia

     La noción de eficiencia tiene su origen en el término latino efficientia y refiere a la habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado. El concepto también suele ser equiparado con el de fortaleza o el de acción.

Diferencias Entre Eficacia y Eficiencia

Características ( Eficiencia y eficacia)

Reingeniería de Procesos

     La reingeniería es un enfoque administrativo de gran aceptación entre las empresas en la actualidad, el cual consiste en admistrar los procesos en vez de las funciones, rediseñando los procesos de la organización en vez de introducir pequeños cambios para llevar a cabo una mejora continua.

     “La reingeniería de procesos es, por definición, el método mediante el cuál una organización puede lograr un cambio radical de rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y calidad, por medio de la aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el negocio, orientadas hacia el cliente, en lugar de una serie de funciones organizacionales, Todas las personas deben entender las metas finales, la manera de alcanzarlas y los indicadores que medirán el éxito”.

     De acuerdo a este enfoque, la empresa debe orientar sus esfuerzos hacia el logro de metas que consideren al cliente y sus criterios de valor. Para esto los indicadores de actuación que se establecen son:

Diseño de formularios

Normas IRAM

IRAM – Instituto Argentino de Normalización y Certificación – es una asociación civil sin fines de lucro, que fue fundada en el año 1935 por representantes de los diversos sectores de la economía, del gobierno, y de las instituciones científico- técnicas. 

En el campo de la normalización, IRAM es el único representante argentino ante las organizaciones regionales de normalización AMN – Asociación MERCOSUR de Normalización y COPANT – Comisión Panamericana de Normas Técnicas, y ante las organizaciones internacionales ISO – International Organization for Standardization – e IEC – International Electrontechnical Comission – en este caso en conjunto con AEA – Asociación Electrotécnica Argentina -. IRAM lidera los comités técnicos nacionales que analizan los documentos en estudio, canaliza las propuestas nacionales, fija la posición de Argentina ante estos organismos y está presente en la conducción de varios de los comités técnicos internacionales.

Aspectos legales

     En Venezuela como en todas partes del mundo, para crear una Compañía o Empresa, deberemos de tomar en cuenta los siguientes aspectos legales y administrativos.

Aspectos Legales y Administrativos que debe tener una Empresa o Compañía

- Acta constitutiva.

- Fecha de constitución.

- Periodo fiscal.

- Capital.

- Tipo de compañía.

- Socios principales.

- Número de empleados (fecha de ingresos, beneficios y sueldos).

- R.I.F.

- Documento de Arrendamiento.

- Permiso de Bombero y Sanitarios.

- Conformidad de uso.

- Patente de Industria y Comercio.

- Libros legales (diario, mayor e inventario).

- Facturas legales exigidas por el SENIAT.

- Inscripción ante el ministerio del trabajo.

- Inscripción y pago del Seguro Social Obligatorio.

- Inscripción y pago del Paro Forzoso.

- Inscripción y pago Ley de Política Habitacional.

- Inscripción y pago del INCE.

- Inscripción y pago, colegio o asociación.

- Pago de patente e impuestos municipales.

- Libro de compra – venta (IVA)

- Pago de IVA.

- Efectuar las retenciones de I.S.L.R.

- Pagos de retenciones de I.S.L.R.

- Declaración anual I.S.L.R.

- Contabilidad al día.

Normas Norven

     La Marca NORVEN es el símbolo distintivo mediante el cual el Estado Venezolano garantiza que los productos que lo ostentan han sido fabricados conforme a las Normas Venezolanas COVENIN y bajo estrictos sistemas de Control de la Calidad.

     Este sello de calidad está respaldado por una serie de disposiciones legales entre

las cuales la más importante es la Ley del Sistema Venezolano para la Calidad.

Iso 9001

     La ISO 9001:2008 es la base del sistema de gestion de la calidad ya que es una norma internacional y que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

    Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestión de calidad (SGC).

    Existen más de 640.000 empresas en el mundo que cuentan con la certificación ISO 9001. ¿Qué saben ellas queusted no sepa?

     Muchos oyen hablar de la ISO 9001 por primera vez sólo cuando un posible cliente se acerca a preguntar si la empresa cuenta con esta certificación.

     Este artículo trata sobre los elementos que se incluyen en la norma ISO 9001 y en las ventajas que tiene una empresa al conseguir la certificación.

     La Organización Internacional de Estandarización (ISO, según la abreviación aceptada internacionalmente) tiene su oficina central en Ginebra, Suiza, y está formada por una red de institutos nacionales de estandarización en 156 países, con un miembro en cada país.

     Responsabilidades del área de organización y métodos:
Conceptuar a la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo; así como determinar el grado de eficiencia, permitiendo de esta manera enfocar y abordar el ó los problemas de la organización. Ademas en la Administración Pública se aplica con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación en este caso del servicio educativo.


Analista de "organización y métodos"

Se requiere que un analista debe ser profesional con experiencia en el funcionamiento de los sistemas de registros y documentación, a fin de optimizar los procesos y lograr la administración eficiente de los recursos de la organización un analista de organización y métodos lleva consigo una función y responsabilidad en el área que desempeña

-analiza, diagnostica y recomienda sobre estudios realizados en materia de organización y sistematizacion de los procesos administrativos.
- Entrevista y/o aplica cuestionarios al personal de la Institución.
- Analiza y redacta la información con las entrevistas y aplicación de cuestionarios.
- Elabora crono gramas de trabajo.
- Participa en comisiones técnicas del área
- Orienta y evalúa consultas técnicas en el área de su competencia.
- Redacta informes técnicos para diagnósticos y propuestas.
- Participa en la implantación y seguimiento de los sistemas, procedimientos o estructuras organizativas propuestas.
- Sostiene reuniones con el personal de las unidades involucradas del proyecto.
- Entrena a los usuarios en nuevas técnicas y procedimientos a implementar.
- Diseña y analiza gráficos, organigramas, flujogramas de proceso, formularios e instructivos.
- Realiza estudios de métodos de trabajo, procedimientos, utilización de espacios, equipos y sistemas de registro y documentación.
- Elabora manuales de organización, normas y procedimientos.
- Elabora propuesta para el mejoramiento de los sistemas administrativos vigentes en las dependencias.
- Diseña métodos y procedimientos de sistema de registro y documentación.
- Recaba información relativa a los procesos técnicos y administrativos funciones y actividades de las unidades en estudio
- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
- Realiza cualquier tarea que le sea asignada.